En bref
- L'état des lieux d'entrée ET de sortie est obligatoire depuis la loi Pinel.
- Il est établi de façon contradictoire et à l'amiable, ou par un commissaire de justice en cas de désaccord.
- Il est joint au contrat de bail et conservé par chaque partie.
- Sans état des lieux d'entrée, le locataire n'est pas présumé avoir reçu le local en bon état.
- Il conditionne la restitution de votre dépôt de garantie.
Une obligation depuis la loi Pinel
Longtemps facultatif dans les baux commerciaux, l'état des lieux est devenu une obligation avec la loi Pinel du 18 juin 2014, codifiée à l'article L145-40-1 du Code de commerce. Depuis, un état des lieux doit être établi à deux moments clés : lors de la prise de possession des locaux par le locataire et lors de leur restitution.
Ce document est établi de façon contradictoire et à l'amiable, par le bailleur et le locataire ou par un tiers qu'ils mandatent. Il est joint au contrat de location et conservé par chacune des parties. À défaut d'accord, il peut être dressé par un commissaire de justice, les honoraires étant alors partagés par moitié.
Que vous soyez locataire d'un local professionnel ou propriétaire bailleur, cet état des lieux vous protège : il fixe une référence commune sur laquelle s'appuyer en fin de bail.
Ce que doit contenir l'état des lieux
Un état des lieux utile est un état des lieux détaillé. Il décrit, pièce par pièce, l'état réel du local au jour de sa remise. Voici les rubriques à ne pas oublier :
| Rubrique | À décrire |
|---|---|
| Description des locaux et équipements | Nature et affectation des pièces, surface, équipements fournis par le bailleur (comptoir, mobilier fixe, enseigne, rideau métallique). Chaque élément est décrit avec son état apparent. |
| Revêtements sols, murs et plafonds | État des carrelages, parquets, peintures, papiers peints, faux plafonds. On note les fissures, taches, traces d'humidité ou dégradations existantes, pièce par pièce. |
| Menuiseries et vitrines | Portes, fenêtres, devanture et vitrines, systèmes de fermeture. La vitrine étant souvent le point le plus fragile d'un commerce, son état d'entrée mérite une description précise. |
| Installations techniques | Électricité (tableau, prises, éclairage), plomberie (sanitaires, arrivées et évacuations d'eau), chauffage et ventilation. On indique si les installations fonctionnent et leur état apparent. |
| Relevé des compteurs | Index des compteurs d'eau, d'électricité et de gaz au jour de l'entrée. Ce relevé sert de point de départ à la répartition des consommations entre les parties. |
| État de propreté | Niveau de propreté général du local à la remise des clés. Un local rendu dans un état de propreté inférieur à l'entrée peut justifier une retenue sur le dépôt de garantie. |
À retenir : le relevé des compteurs (eau, électricité, gaz) est souvent oublié. Notez chaque index avec sa date dès la remise des clés : c'est la base d'une répartition équitable des consommations.
Photographier et documenter
Un état des lieux uniquement écrit laisse place à l'interprétation. Pour lever toute ambiguïté, complétez-le systématiquement de photographies datées, voire de vidéos. Chaque pièce, chaque défaut apparent (fissure, tache, vitrine rayée, installation défectueuse) gagne à être illustré.
Ces éléments visuels ne remplacent pas le texte : ils le renforcent. Annexez-les à l'état des lieux, en les référençant clairement, et conservez-les avec votre exemplaire du bail. En cas de désaccord ultérieur, ils font la différence entre une affirmation et une preuve.
Le bon réflexe : si vous constatez une dégradation que le document ne mentionne pas, inscrivez-la en réserve écrite avant de signer. Une réserve consignée le jour de l'entrée vaut mieux qu'une contestation tardive.
Entrée vs sortie : la comparaison qui compte
Tout l'intérêt de l'état des lieux réside dans la comparaison entre l'état d'entrée et l'état de sortie. C'est cette confrontation qui détermine les réparations imputables au locataire : ce qui a changé entre les deux relevés, et à quel titre.
La distinction essentielle est celle entre usure normale et dégradations. L'usure liée à un usage conforme et au temps qui passe (peinture ternie, revêtement patiné) reste à la charge du bailleur. Les dégradations, elles, résultent d'un défaut d'entretien ou d'un usage anormal et incombent au locataire, tenu de rendre le local dans un état correspondant à l'entrée, usure normale déduite.
Sans état des lieux d'entrée précis, cette comparaison devient impossible et les torts deviennent difficiles à établir, souvent au détriment du locataire.
État des lieux et dépôt de garantie
À la fin du bail, le dépôt de garantie est restitué au locataire après l'état des lieux de sortie, déduction faite des réparations locatives justifiées et des sommes restant dues (loyers, charges impayés).
La comparaison entre l'état d'entrée et l'état de sortie sert précisément à chiffrer ce qui peut être retenu. Si l'état d'entrée était détaillé et documenté, seules les vraies dégradations pourront vous être facturées. À l'inverse, un état d'entrée bâclé ou absent laisse le champ libre à des retenues contestables.
L'état des lieux de sortie s'inscrit dans la démarche plus large de fin de bail. Pour anticiper l'ensemble des étapes, consultez notre guide pour résilier un bail commercial.
État des lieux et assurance du local
L'état des lieux ne sert pas qu'aux relations avec le bailleur : c'est aussi un allié précieux face à votre assureur. En décrivant l'état et la présence des aménagements et embellissements du local, il documente une partie des biens couverts par votre Multirisque Professionnelle (MRP).
- →Il aide à prouver l'état antérieur des lieux en cas de sinistre, et donc à distinguer un dommage nouveau d'un défaut préexistant.
- →Il appuie l'évaluation des aménagements et embellissements réalisés dans le local, souvent couverts par une garantie dédiée de la MRP.
- →Associé à vos photos datées, il renforce votre dossier lors de la déclaration de sinistre et facilite l'indemnisation.
Pour comprendre l'étendue exacte de votre couverture, découvrez ce que couvre une assurance Multirisque Professionnelle. Et si un sinistre survient, sachez quelles pièces justificatives réunir pour votre déclaration.
Les erreurs à éviter
Quelques négligences suffisent à transformer l'état des lieux en source de litige. Voici les pièges les plus fréquents :
1 Bâcler l'état des lieux d'entrée
Un document expédié en quelques lignes vous dessert : sans description précise à l'entrée, vous ne pourrez pas prouver qu'une dégradation existait déjà. Prenez le temps de détailler chaque pièce et chaque équipement.
2 Oublier le relevé des compteurs
Sans index de départ pour l'eau, l'électricité et le gaz, la répartition des consommations devient conflictuelle. Notez chaque compteur, avec sa date, dès la remise des clés.
3 Ne rien photographier
Un état des lieux uniquement écrit laisse place à l'interprétation. L'absence de photos datées affaiblit votre position en cas de désaccord sur l'état réel des lieux à l'entrée comme à la sortie.
4 Signer sans réserves
Signer un état des lieux qui ne reflète pas la réalité vous engage. Si une dégradation est absente du document ou mal décrite, inscrivez vos réserves par écrit avant de signer, ou refusez de signer en l'état.
Le bon réflexe : détaillez chaque pièce, relevez les compteurs, photographiez tout et consignez vos réserves par écrit avant de signer.
Questions fréquentes sur l'état des lieux d'un local commercial
L'état des lieux est-il obligatoire pour un local commercial ?
Oui. Depuis la loi Pinel (article L145-40-1 du Code de commerce), un état des lieux doit être établi lors de la prise de possession des locaux par le locataire et lors de leur restitution. Il est joint au contrat de bail.
Qui doit l'établir et le payer ?
L'état des lieux est établi contradictoirement et à l'amiable, par le bailleur et le locataire ou par un tiers mandaté par eux. En cas de désaccord, il est établi par un commissaire de justice ; les honoraires sont alors partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Que se passe-t-il sans état des lieux d'entrée ?
À défaut d'état des lieux d'entrée, le locataire ne bénéficie pas de la présomption prévue par le Code civil selon laquelle il a reçu le local en bon état de réparations. La preuve de l'état initial devient alors difficile, ce qui peut vous exposer à des réparations que vous n'avez pas causées.
Faut-il un commissaire de justice ?
Ce n'est pas obligatoire. L'état des lieux peut être réalisé directement et à l'amiable entre le bailleur et le locataire. Le recours à un commissaire de justice (ex-huissier) est prévu lorsque les parties ne parviennent pas à s'accorder, ou lorsqu'elles souhaitent un constat incontestable.
Comment récupérer mon dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie est restitué après l'état des lieux de sortie, déduction faite des éventuelles réparations locatives et des sommes restant dues (loyers, charges). La comparaison entre l'état d'entrée et l'état de sortie détermine ce qui peut être retenu : un état d'entrée détaillé est votre meilleure protection.
En quoi l'état des lieux aide en cas de sinistre ?
L'état des lieux documente l'état et la présence des aménagements et embellissements du local. En cas de sinistre, il aide à prouver l'état antérieur des lieux et la réalité des installations couvertes par votre Multirisque Professionnelle, ce qui facilite l'évaluation de l'indemnisation.
Pour aller plus loin
- →Retrouvez tous nos repères pour assurer votre local en tant que locataire professionnel.
- →Côté bailleur, découvrez les enjeux d'assurance du propriétaire d'un local loué.
- →Avant de quitter les lieux, préparez votre départ avec notre guide pour résilier un bail commercial.